Kurzzeitvermietung automatisieren.
Interview mit Jan Minnier von hostflow.ch | 🇨🇭Schweiz
Optimierung des Vermietungsgeschäfts: Wie du mit geschickter “airbnb automation” dir massiv Zeit einsparst und deinen Ertrag erhöhst.
Jan Minnier ist Gründer von Hostflow.ch, spezialisiert auf die Automatisierung und Optimierung von Ferienwohnungsvermietungen. Mit über 25 Objekten und 5.000 Gästen jährlich kennt er die Chancen und Herausforderungen moderner Kurzzeitvermietung aus erster Hand.
Moin Jan,
Vielen Dank, dass du dir die Zeit nimmst, mit uns über die Automatisierung von Airbnb bzw. Kurzzeitvermietungen zu sprechen.
Das ist ein super spannendes Thema, vor allem für Vermieter von Ferienwohnungen und Airbnb, die 5+ Objekte vermarkten und verwalten. Denn je mehr Einheiten man vermietet, desto größer sind die Effekte von Automatisierung und Standardisierung.
Kleiner Disclaimer: Wir haben uns über LinkedIn kennengelernt. Ich habe einen Beitrag von dir auf LinkedIn gelesen und dachte mir: spannende Positionierung! Das ist ein absolut relevantes Thema (= “Airbnb Automation”) für Fewolino und FEWO-Vermieter.
Bevor wir mit dem Interview beginnen – magst du dich unseren Lesern kurz vorstellen? Wer bist du und was genau bietet ihr bei hostflow.ch an?
Jan Minnier: Wir sind Hostflow – unser Schwerpunkt liegt auf der strategischen Automatisierung und Optimierung des Vermietungsprozesses von Ferienwohnungen.
Ich habe zuerst über eineinhalb Jahre als Co-Host bei einer größeren Vermietung gearbeitet und kenne die täglichen Herausforderungen von Vermieterinnen aus erster Hand. Anfang 2025 haben wir den nächsten Schritt gemacht und managen inzwischen bereits 25 Objekte in verschiedenen Destinationen in der Schweiz und hosten dabei jährlich über 5’000 Gäste – Tendenz steigend. Die Idee, den Vermietungsprozess zu vereinfachen, kam auf, als ich begann, die erste Vermietung zu automatisieren. Dabei wurde mir bewusst, dass viele Vermieterinnen von solchen Automatisierungslösungen profitieren könnten.
Wir bei Fewolino sind absolute MARKETING-Fans und machen eigentlich den ganzen Tag nichts anderes. Deshalb die Frage - wie seid ihr auf den Namen “Hostflow” gekommen und warum?
Jan Minnier: Der Name Hostflow entstand aus der Kombination zweier Begriffe: „Host“ und „Flow“. „Host“ ist ein geläufiger Begriff in der Branche der Ferienwohnungsvermietungen und bezeichnet die Vermieterin oder den Vermieter.
Der Zusatz „Flow“ symbolisiert, wie durch strategische Automatisierungen der Vermietungsprozess reibungslos und mit minimalem Aufwand abläuft – quasi „von ganz alleine fließt“.
Ich weiß es aus eigener Erfahrung: Viele Vermieter nutzen oft nur 5-10% der Softwarefunktionen, die ihnen die Software bietet. Das ist auch bei Smoobu und Lodgify nicht anders. Welche coolen Automatisierungsfeatures werden von Kunden die einen Channelmanager nutzen oft nicht genutzt? Was sind absolute Must-Dos?
Jan Minnier: Der Schlüssel im Umgang mit Automatisierungsfeatures liegt nicht allein darin, welche man verwendet, sondern vielmehr, wie man sie effektiv einsetzt.
Automatische Nachrichten sind ein gutes Beispiel: Es ist möglich, beliebig viele Nachrichten automatisch zu versenden – aber entscheidend ist, dass deren Inhalt so geplant ist, dass zukünftige oder während des Aufenthalts auftretende Fragen der Gäste bereits im Vorfeld beantwortet werden. Jede zusätzliche Frage, die aufkommt, muss letztlich manuell bearbeitet werden.
Indem man die häufigsten Fragen vorwegnimmt und diese strategisch per automatischer Nachricht beantwortet, verringert sich der manuelle Aufwand erheblich. Das spart Zeit und reduziert den Arbeitsaufwand spürbar.
Viele unserer Coaching- und Webdesign-Kunden arbeiten mit Smoobu. Vor allem die “kleineren” Vermieter mit 1 bis 12 Objekten. Was ist eurer Meinung nach der Grund für die Popularität von Smoobu in Deutschland?
Jan Minnier: Wir denken, dass Smoobu in Deutschland vor allem wegen des deutschsprachigen Supports beliebt sein könnte. Das ist besonders praktisch für Vermieter*innen, die gerne auf Deutsch kommunizieren und schnell Hilfe bekommen möchten.
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer Punkt, der Smoobu attraktiv macht. Auch ohne viel Technikwissen kommt man damit klar. Klar, am Anfang ist jede neue Software eine Herausforderung, aber Smoobu ist im Vergleich zu anderen wohl einfacher zu handhaben.
Smoobu bietet außerdem ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu anderen Channelmanagern. Obwohl möglicherweise einige spezifische Features nicht vorhanden sind, liefert es für seinen Preis dennoch umfassende Funktionalitäten.
Insgesamt denken wir, dass diese Kombi aus Support, Benutzerfreundlichkeit und Preis Smoobu in Deutschland beliebt macht.
Freche Frage: Smoobu vs Lodgify, welches PMS ist besser für die Automatisierung?
Jan Minnier: Bei der Wahl des richtigen Property Management Systems (PMS) für die Automatisierung sind Smoobu und Lodgify zwei starke Kandidaten, die jeweils ihre eigenen Stärken haben.
Smoobu ist bekannt für sein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und ein schnelles Onboarding, das es Vermieter*innen ermöglicht, ohne großen Aufwand schnell loszulegen. Besonders praktisch bei Smoobu ist auch, dass sich Buchungsmodule gut in bestehende Websites integrieren lassen, was eine reibungslose Einbindung in die eigene Online-Präsenz ermöglicht.
Lodgify hingegen bietet ein ausgezeichnetes Website-Baukastentool, das den Nutzer*innen erlaubt, attraktive und funktionale Websites für ihre Vermietungen zu erstellen. Die Qualität und Benutzerfreundlichkeit dieses Tools sticht dabei heraus. Darüber hinaus bietet Lodgify eine eigene App für das mobile Verwalten des Geschäfts und eine Verbindung zu Google Vacation Rentals, was die Sichtbarkeit steigern kann. Das Onboarding bei Lodgify ist gründlicher und beinhaltet persönliche Unterstützung durch ein Teammitglied von Lodgify, um sicherzustellen, dass alle Funktionen optimal genutzt werden und alles korrekt eingerichtet wird.
Die Entscheidung zwischen Smoobu und Lodgify hängt letztlich von den speziellen Bedürfnissen und Prioritäten der Vermieter*innen ab. Beide Tools bieten starke Funktionen für die Automatisierung, und es ist wichtig, die Vorteile sorgfältig gegeneinander abzuwägen.
Wie unterscheidet sich die Automatisierung für Vermieter mit wenigen Airbnbs im Vergleich zu denen mit einem größeren Portfolio in eurer Erfahrung?
Jan Minnier: Im Kern sind die Prozesse ähnlich: Automatisierte Nachrichten, Self-Check-in und ein Channel Manager bringen in jeder Größenordnung Vorteile.
Bei kleineren Portfolios (1–5 Immobilien) geht es oft darum, den Aufwand neben einem Hauptberuf zu minimieren. Bei größeren Portfolios ist der Fokus darauf gerichtet, Ressourcen freizuspielen und mehr Zeit für strategische Aufgaben zu haben.
Ein Channel Manager ist in beiden Fällen unverzichtbar, um Doppelbuchungen zu vermeiden und alle Kanäle zentral zu steuern.
Welche sind die wichtigsten Tools und Technologien, die ihr aktuell in der Automatisierung von Kurzzeitvermietungen am liebsten verwendet, und wie unterscheiden sie sich?
Jan Minnier: Die Basis bleibt für uns ein leistungsfähiger PMS bzw. Channelmanager. Wir selbst nutzen Guesty – ein unglaublich starkes Tool, das sich besonders für größere Vermieter oder Agenturen eignet. Gleichzeitig betreuen wir aber auch Kunden, die mit Lodgify, Smoobu oder vOffice Butterfly arbeiten.
Mit Guesty können wir Nachrichten sehr gezielt automatisieren: abhängig von Buchungsdauer oder Zeitpunkt versenden wir zeitlich abgestimmte Nachrichten, die uns Arbeit abnehmen, Zuverlässigkeit gewährleisten und die Kundenzufriedenheit erhöhen.
Zudem sind Lösungen wie ein geprüftes Online-Check-in oder eine digitale Gästemappe heute nicht mehr wegzudenken. Beides trägt enorm zur Effizienzsteigerung und zu einem besseren Gästeerlebnis bei.
Darüber hinaus entwickeln wir gemeinsam mit unseren Partnern maßgeschneiderte Lösungen für verschiedene Kunden und Situationen – zum Beispiel eine digitale Zugangslösung, die automatisch für jeden Gast einen individuellen Code generiert und über die in der Wohnung installierte Smart-Home-Technologie gesteuert wird.
Ich kenne mich ganz gut mit on-page SEO aus und konsumiere viel von Matt Diggity. Übrigens ein klasse Typ und im englischsprachigen Raum ein absoluter SEO Guru. Ich weiß von ihm u.a., dass Google Listicles liebt. Ich finde Listen auch prima und sehr hilfreich. Könnt ihr spontan einige Prozesse bzw. Arbeitsschritte nennen, die FEWO-Vermieter heutzutage easy automatisieren können und entsprechend sollten? Gerne könnt ihr sie nach Wichtigkeit sortieren. Also eine Art Ranking.
Jan Minnier: FEWO-Vermieter*innen können heute vielfältige Prozesse und Arbeitsschritte mühelos automatisieren, um sowohl den Gästen als auch sich selbst das Leben zu erleichtern. Ein Schlüsselelement ist der Self-Check-in-Prozess, der nicht nur den Gästen eine flexible Ankunft ermöglicht, sondern auch den Vermietern Zeit spart, indem persönliche Schlüsselübergaben entfallen.
Die Kommunikation mit den Gästen kann durch automatisierte Nachrichten optimiert werden. Eine Begrüßungsnachricht kann alle wichtigen Informationen für die Anreise enthalten, wie Hinweise zur Unterkunft, und sorgt somit für einen reibungslosen Start in den Aufenthalt. Beim Abschied kann eine Abschiedsnachricht den Gästen nicht nur für ihren Aufenthalt danken, sondern auch höflich um eine Bewertung bitten, was zur Verbesserung des Services und der Sichtbarkeit beiträgt.
Eine digitale Gästemappe bietet zudem alle notwendigen Informationen für den Aufenthalt kompakt und übersichtlich an einem zentralen Ort. Die Möglichkeit, die Gepäckdeponierung zu automatisieren, bietet Gästen zusätzliche Flexibilität und Komfort. Auch die Planung des Reinigungspersonals kann durch Automatisierungen, wie den Einsatz unseres eigenen Schichtplaners von Hostflow, effizient und zuverlässig gestaltet werden. Diese Automatisierungen erleichtern nicht nur den Betrieb, sondern erhöhen auch die Zufriedenheit der Gäste
9 Dinge, die du in deiner FEWO-Vermietung automatisieren kannst:
- Self Check-in Prozess
- Automatische Begrüssungsnachricht
- Gästemappe mit allen wichtigen Informationen für den Gast
- Automatische Dankesnachricht nach dem Aufenthalt, um unter anderem positive Bewertungen zu fördern.
- Falls möglich: Gepäckdeponierung für die Gäste selbst durchführen lassen
- Planung von Reinigungspersonal durch Erweiterung mit Schichtplaner
- Dynamische Preisgestaltung über mehrere Plattformen
- Automatisierte Updates für lokale Ereignisse und Attraktionen
- Automatisiertes Online Check-in, um Gästedaten zu sammeln (Gesetzliche Vorgaben)
In welchen Bereichen kann man am meisten Zeit sparen?
Jan Minnier: Ganz klar die Kommunikation. Wer strategisch plant, wann und wie er Gästen Infos gibt, reduziert Rückfragen drastisch. Begrüßungs-, Vorab- und Dankesnachrichten sind Pflicht – sie sparen Zeit und steigern gleichzeitig die Gästezufriedenheit.
Wie skalierbar sind eure Automatisierungslösungen, insbesondere für Vermieter, die planen, ihr Portfolio zu erweitern?
Jan Minnier: Unsere Lösungen wachsen mit dem Portfolio. Wir richten Systeme so ein, dass sie für eine kleine Vermietung genauso gut funktionieren wie für Dutzende von Objekten – ohne dass beim Ausbau komplett neu angefangen werden muss.
Wir arbeiten mit verschiedenen Tools und Schnittstellen, um sicherzustellen, dass alles nahtlos in bestehende Prozesse passt. Dabei besprechen wir immer im Voraus mit dem der Eigentümerin, wie der aktuelle Stand aussieht und welche Ziele für die Zukunft bestehen.
Anhand dieser Zielsetzung können wir den passenden Tech-Stack planen und aufbauen. Wer zum Beispiel in naher Zukunft weitere Objekte vermieten oder sogar Fremdeigentum verwalten möchte, benötigt von Anfang an eine andere technische Basis als jemand, der nur ein paar Objekte besitzt und dies langfristig so beibehalten möchte.
Darüber hinaus entwickeln wir auch individuelle Schnittstellen zwischen Systemen, die bislang nicht miteinander kommunizieren. Ein perfektes Beispiel ist die Integration zwischen Guesty und dem Smart-Home-System Loxone: Gäste erhalten dabei automatisch einen individuell generierten, temporären Zugangscode, der nur während ihres Aufenthalts gültig ist. Das Ganze ist direkt mit dem bestehenden Smart-Home-System verbunden – ohne dass zusätzliche Ergänzungen oder manuelle Schritte notwendig sind.
Welchen Rat gibst du jemandem, der mit Automatisierung starten möchte?
Jan Minnier: Klein anfangen. Erst die wichtigsten Punkte – wie Channel Manager und Self-Check-in – umsetzen, dann Schritt für Schritt erweitern.
Wir achten darauf, dass die Lösung zum Budget passt und sich jederzeit flexibel ausbauen lässt.
Angenommen, die Leserin oder der Leser möchte mehr über euch und Hostflow erfahren, wo findet man Euch?
Jan Minnier: Weitere Informationen über Hostflow sind unkompliziert auf der Website zu finden. Dort gibt es einen umfassenden Überblick über das Leistungsangebot, Praxisbeispiele und die Möglichkeit, direkt Kontakt aufzunehmen oder einen Termin zu buchen.
Für alle, die den persönlichen Austausch bevorzugen, besteht die Option, ein Kennenlerngespräch zu vereinbaren. In diesem Rahmen lässt sich gemeinsam herausfinden, wie eine Zusammenarbeit aussehen kann und ob das Angebot zu den individuellen Anforderungen passt.
Zusätzlich sind wir aktiv auf LinkedIn. Dort posten wir regelmäßig Einblicke in Projekte und teilen Tipps und Tricks.
- Website: www.hostflow.ch
- LinkedIn: @hostflowch und @JanMinnier
- Instagram: @hostflow.ch
Interview geführt von: Jacek Poplawski, MSc.
Jacek Poplawski, M.Sc.
Jacek ist ein ehemaliger Booking.com-Mitarbeiter und Gründer von Fewolino. Er ist auf Online-Marketing, Business Development und SEO spezialisiert.
Seit 2019 helfen Agnes & Jacek FEWO-Vermietern, online mehr Sichtbarkeit zu erzielen, eine starke Marke aufzubauen und sich unabhängiger von großen Buchungsportalen zu positionieren.
Hast du noch Fragen?
Häufige Fragen zum Thema "airbnb automation" und Kurzzeitvermietung
Wer ist Jan Minnier?
Jan Minnier ist Gründer und Property Manager bei Hostflow.ch, einem Schweizer Unternehmen, das sich auf die Automatisierung und Optimierung von Ferienwohnungsvermietung spezialisiert hat. 
Was bedeutet Airbnb Automation?
Airbnb Automation beschreibt die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Gästekommunikation, Check-in, Preisgestaltung und Reinigung. Ziel ist, Zeit zu sparen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig das Gästeerlebnis zu verbessern. Automatisierung macht die Kurzzeitvermietung effizienter und skalierbar.
Welche Vorteile bringt Automatisierung in der Kurzzeitvermietung?
Automatisierung spart Vermietern wertvolle Zeit, reduziert Fehler und steigert die Gästezufriedenheit. Prozesse wie Self-Check-in, automatische Nachrichten oder digitale Gästemappen laufen ohne manuelle Eingriffe. So können Vermieter ihre Objekte professioneller und profitabler managen.
Welche Tools sind für Airbnb Automation am wichtigsten?
Zentrale Tools sind ein Channel Manager, automatisierte Messaging-Systeme, Self-Check-in-Lösungen und digitale Gästemappen. Ergänzend helfen Preis-Optimierungstools wie Smartness, PriceLabs oder Beyond Pricing. Zusammen bilden sie den Kern jeder effizienten Automatisierungsstrategie.
Was ist besser für Automatisierung: Smoobu oder Lodgify?
Smoobu überzeugt durch deutschsprachigen Support, einfache Bedienung und gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Lodgify punktet mit Website-Baukasten, Google Vacation Rentals Anbindung und App. Die Wahl hängt von Budget, Erfahrung und Automatisierungsgrad des Vermieters ab.
Für welche Gastgeber lohnt sich Automatisierung am meisten?
Automatisierung lohnt sich für kleine wie große Vermieter. Bei 1–5 Objekten reduziert sie den Zeitaufwand im Nebenjob. Ab 5+ Objekten wird Automatisierung unverzichtbar, um Doppelbuchungen zu vermeiden, Prozesse zu standardisieren und effizient zu skalieren.
Welche Prozesse sollten Kurzzeitvermieter zuerst automatisieren?
Zu Beginn sind Channel Manager, Self-Check-in und automatische Gästekommunikation die wichtigsten Schritte. Damit werden Doppelbuchungen vermieden, Anreisen flexibler und Rückfragen reduziert. Später folgen dynamische Preisgestaltung und Planung von Reinigungsteams.
Wie viel Zeit spart Automatisierung wirklich?
Vor allem bei der Kommunikation sparen Vermieter viele Stunden. Automatisierte Begrüßungs-, Vorab- und Dankesnachrichten reduzieren Rückfragen massiv. Auch Check-in, Reinigungsplanung und Preisupdates laufen automatisch. Das Ergebnis: mehr Effizienz und zufriedene Gäste.
Kann man Automatisierung flexibel erweitern?
Ja, moderne Systeme wie Guesty, Lodgify oder Smoobu sind skalierbar. Ob ein Objekt oder 50 – Prozesse können Schritt für Schritt ergänzt werden. Individuelle Schnittstellen sorgen dafür, dass alles mitwächst, ohne Systeme komplett neu aufzubauen.
Wie steigert Automatisierung die Gästezufriedenheit?
Automatisierte Nachrichten beantworten wichtige Fragen vorab und sorgen für klare Abläufe. Self-Check-in ermöglicht flexible Ankunftszeiten. Digitale Gästemappen bieten jederzeit Zugriff auf Infos. Gäste erleben dadurch einen reibungslosen Aufenthalt und bewerten positiver.
Welche Rolle spielt Dynamic Pricing bei Airbnb Automation?
Dynamic Pricing passt die Preise automatisch an Nachfrage, Saison oder Events an. Vermieter erzielen höhere Auslastung und optimale Einnahmen, ohne ständig manuell zu kalkulieren. Tools wie Smartness, Pricelabs oder Beyond Pricing sind hier besonders effektiv.
Wie funktioniert Guesty?
Guesty ist eine Property-Management-Software für Ferienwohnungen und Kurzzeitvermietungen. Sie bündelt Buchungen aus allen Portalen in einem Dashboard, automatisiert Nachrichten, Zahlungen und Aufgabenplanung. So können Vermieter ihre Objekte effizienter verwalten und den Aufwand erheblich reduzieren.
Ist Guesty kostenpflichtig?
Ja, Guesty ist kostenpflichtig. Die Preise richten sich nach der Anzahl der Objekte und dem Funktionsumfang. Oft wird eine Gebühr pro Buchung oder eine monatliche Gebühr je Einheit berechnet. Es ist vor allem für professionelle Vermieter geeignet.
Lohnt sich Guesty?
Ja, Guesty lohnt sich besonders für Vermieter mit mehreren Objekten oder wachsendem Portfolio. Es spart Zeit durch Automatisierung, verbessert die Kommunikation mit Gästen und bietet viele Integrationen. Für Einzelobjekte sind günstigere Lösungen vielleicht ausreichend.
Welche Property-Management-Software ist die beste?
Die beste PMS-Lösung hängt ab von deinen Bedürfnissen: Portfolio-Größe, Budget, Funktionalität, Support. Apaleo, Guesty, vOffice oder auch MEWS ist stark für größere Anbieter, Smoobu für kleine bis mittlere Vermieter, Lodgify ideal bei Fokus auf Website + Google-Integration.
