Kurzzeitvermietung automatisieren.
Interview mit Jan und Alexander hostflow.ch | Schweiz
Optimierung des Vermietungsgeschäfts: Wie du mit geschickter “airbnb automation” dir massiv Zeit einsparst und deinen Ertrag erhöhst.
Jan Minnier & Alexander Reznik
Alexander und Jan sind die Gründer bei Hostflow.ch in der Schweiz. Sie sind auf airbnb automation spezialisiert. Mit Hostflow unterstützen sie FEWO-Vermieter ihre Prozesse mit Tools wie Smoobu, Lodgify, Make und Zapier maximal zu automatisieren.
Moin Jan und Alex, Vielen Dank, dass ihr euch die Zeit nehmt, mit uns über die Automatisierung von Airbnb bzw. Kurzzeitvermietungen zu sprechen.
Das ist ein super spannendes Thema, vor allem für Vermieter von Ferienwohnungen und Airbnb, die 10+ Objekte vermarkten und verwalten. Denn je mehr Einheiten man vermietet, desto größer sind die Effekte von Automatisierung und Standardisierung.
Kleiner Disclaimer: Wir haben uns über Linkedin kennengelernt. Ich habe einen Beitrag von Jan auf Linkedin gelesen und dachte mir, spannende Positionierung! Das ist ein absolut relevantes Thema (= “Airbnb Automation”) für Fewolino und FEWO-Vermieter.
Bevor wir mit dem Interview beginnen - wollt ihr euch unseren Lesern kurz vorstellen? Wer seid ihr und was genau bietet ihr bei hostflow.ch an?
Jan Minnier, Alexander Reznik: Wir sind Jan und Alex, das Duo hinter Hostflow. Unser Schwerpunkt liegt auf der strategischen Automatisierung und Optimierung des Vermietungsprozesses von Ferienwohnungen.
Jan arbeitet seit über eineinhalb Jahren als Co-Host bei einer größeren Vermietung und kennt die täglichen Herausforderungen der Vermieter*innen aus erster Hand. Die Idee, den Vermietungsprozess zu vereinfachen, kam auf, als Jan begann, die erste Vermietung zu automatisieren. Dabei wurde ihm bewusst, dass viele Vermieter*innen von solchen Automatisierungslösungen profitieren könnten.
Gemeinsam haben wir uns regelmäßig über unsere Ideen und Erfahrungen ausgetauscht. Dank Alex’ Know-how im Bereich Webdesign konnte er viele wertvolle Inputs und hilfreiche Vorschläge einbringen. Diese Zusammenarbeit führte zu intensiven Auseinandersetzungen mit verschiedenen Channelmanagern, der Analyse von Vermietungsprozessen und der Planung von optimalen Abläufen. Nun ist es unser Ziel, das Leben von Vermieter*innen durch effiziente und effektive Automatisierungslösungen zu erleichtern.
Wie habt ihr euch kennengelernt?
Wir beide sind nebenbei im Bereich Webdesign tätig und haben uns über eine Freelancer Community kennengelernt, in der sich Menschen mit gleichen Interessen austauschen können. Vor dem Beginn von Hostflow haben wir uns bereits über mehrere Monat haben wir uns regelmäßig ausgetauscht und uns gegenseitig hilfreiche Tipps und Tricks weitergegeben.
Wir bei Fewolino sind absolute MARKETING-Fans und machen eigentlich den ganzen Tag nichts anderes. Deshalb die Frage - wie seid ihr auf den Namen “Hostflow” gekommen und warum?
Der Name Hostflow entstand aus der Kombination zweier Begriffe: “Host” und “Flow”. “Host” ist ein geläufiger Begriff in der Branche der Ferienwohnungsvermietungen und bezeichnet die Vermieterin oder den Vermieter.
Der Zusatz “Flow” symbolisiert, wie durch strategische Automatisierungen der Vermietungsprozess reibungslos und mit minimalem Aufwand abläuft, quasi “von ganz alleine fließt”.
Ich weiß es aus eigener Erfahrung: Viele Vermieter nutzen oft nur 5-10% der Softwarefunktionen, die ihnen die Software bietet. Das ist auch bei Smoobu und Lodgify nicht anders.
Welche coolen Automatisierungsfeatures werden von Kunden die einen Channelmanager nutzen oft nicht genutzt? Was sind absolute Must-Dos?
Der Schlüssel im Umgang mit Automatisierungsfeatures liegt nicht allein darin, welche man verwendet, sondern vielmehr, wie man sie effektiv einsetzt. Die Automatisierung der Vermietung bietet zahlreiche Möglichkeiten, beispielsweise durch den Einsatz automatischer Nachrichten. Entscheidend ist hierbei, den Inhalt dieser Nachrichten sorgfältig zu planen und strategisch zu versenden.
Es ist möglich, beliebig viele Nachrichten automatisch zu versenden. Jedoch kommt es darauf an, dass der Inhalt dieser Nachrichten so zielgerichtet ist, dass sie zukünftige / während des Aufenthalts auftretende Fragen der Gäste bereits im Vorfeld beantworten. So sollten idealerweise keine weiteren Fragen seitens der Gäste entstehen, da diese durch die automatischen Nachrichten bereits geklärt wurden. Jede zusätzliche Frage, die aufkommt, muss letztlich manuell von den Vermietern bearbeitet werden.
Indem man die häufigsten Fragen vorwegnimmt und diese durch strategisch geplante automatische Nachrichten im Voraus beantwortet, verringert sich der manuelle Aufwand für den Vermieter erheblich. Dadurch spart der Vermieter Zeit und reduziert den Arbeitsaufwand.
Viele unserer Coaching- und Webdesign-Kunden arbeiten mit Smoobu. Vor allem die “kleineren” Vermieter mit 1 bis 12 Objekten. Was ist eurer Meinung nach der Grund für die Popularität von Smoobu in Deutschland?
Wir denken, dass Smoobu in Deutschland vor allem wegen des deutschsprachigen Supports beliebt sein könnte. Das ist besonders praktisch für Vermieter*innen, die gerne auf Deutsch kommunizieren und schnell Hilfe bekommen möchten.
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein weiterer Punkt, der Smoobu attraktiv macht. Auch ohne viel Technikwissen kommt man damit klar. Klar, am Anfang ist jede neue Software eine Herausforderung, aber Smoobu ist im Vergleich zu anderen wohl einfacher zu handhaben.
Smoobu bietet außerdem ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu anderen Channelmanagern. Obwohl möglicherweise einige spezifische Features nicht vorhanden sind, liefert es für seinen Preis dennoch umfassende Funktionalitäten.
Insgesamt denken wir, dass diese Kombi aus Support, Benutzerfreundlichkeit und Preis Smoobu in Deutschland beliebt macht.
Freche Frage: Smoobu vs Lodgify, welches PMS ist besser für die Automatisierung? 😉
Bei der Wahl des richtigen Property Management Systems (PMS) für die Automatisierung sind Smoobu und Lodgify zwei starke Kandidaten, die jeweils ihre eigenen Stärken haben.
Smoobu ist bekannt für sein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und ein schnelles Onboarding, das es Vermieter*innen ermöglicht, ohne großen Aufwand schnell loszulegen. Besonders praktisch bei Smoobu ist auch, dass sich Buchungsmodule gut in bestehende Websites integrieren lassen, was eine reibungslose Einbindung in die eigene Online-Präsenz ermöglicht.
Lodgify hingegen bietet ein ausgezeichnetes Website-Baukastentool, das den Nutzer*innen erlaubt, attraktive und funktionale Websites für ihre Vermietungen zu erstellen. Die Qualität und Benutzerfreundlichkeit dieses Tools sticht dabei heraus. Darüber hinaus bietet Lodgify eine eigene App für das mobile Verwalten des Geschäfts und eine Verbindung zu Google Vacation Rentals, was die Sichtbarkeit steigern kann. Das Onboarding bei Lodgify ist gründlicher und beinhaltet persönliche Unterstützung durch ein Teammitglied von Lodgify, um sicherzustellen, dass alle Funktionen optimal genutzt werden und alles korrekt eingerichtet wird.
Die Entscheidung zwischen Smoobu und Lodgify hängt letztlich von den speziellen Bedürfnissen und Prioritäten der Vermieter*innen ab. Beide Tools bieten starke Funktionen für die Automatisierung, und es ist wichtig, die Vorteile sorgfältig gegeneinander abzuwägen.
Vergleich: Smoobu vs Lodgify ✍🏼
- Beide Tools haben Ihre Vor- und Nachteile
- Smoobu ist etwas Günstiger
- Lodgify hat das bessere Website- Baukastentool
- Lodgify überzeugt mit eigener App, auf welcher das wichtigste verwaltet werden kann
- Lodgify hat eine Anbindung zu Google Vacation Rentals
- Smoobu hat ein einfacheres und schnelleres Onboarding
- Lodgify ausführliches 1:1 Onboarding mit Spezialist vom Lodgify-Team
Wie unterscheidet sich die Automatisierung für Vermieter mit wenigen Airbnbs im Vergleich zu denen mit einem größeren Portfolio in eurer Erfahrung?
Die Automatisierung im Bereich der Kurzzeitvermietungen ist unabhängig von der Größe des Portfolios im Grunde ähnlich. Sowohl kleinere als auch größere Vermieter profitieren von automatisierten Nachrichten und einem gut durchdachten Self-Check-in Prozess für jede Immobilie.
Bei kleineren Portfolios, etwa 1 bis 5 Immobilien, haben Vermieter häufig noch einen Hauptberuf und setzen Automatisierung ein, um trotz begrenzter Verfügbarkeit effizient zu arbeiten. Ein Channel Manager, wie Smoobu & Lodgify oder Logify, hilft hierbei, Doppelbuchungen über verschiedene Plattformen hinweg zu vermeiden.
Größere Vermieter, die von der Vermietung leben, nutzen ähnliche Automatisierungen. Der Fokus liegt darauf, Zeit zu sparen und diese in wichtigere Aspekte des Geschäfts zu investieren, statt sich mit Routineaufgaben zu beschäftigen.
Welche sind die wichtigsten Tools und Technologien, die ihr aktuell in der Automatisierung von Kurzzeitvermietungen am liebsten verwendet, und wie unterscheiden sie sich?
Ein zentrales Element in der Automatisierung von Kurzzeitvermietungen ist der Channel Manager. Beliebte Beispiele sind Smoobu und Lodgify. Diese Tools unterscheiden sich in kleinen, aber wichtigen Details, die je nach Bedürfnis des Vermieters entscheidend sein können.
Neben dem Channel Manager spielen auch andere Lösungen eine wichtige Rolle. Dazu gehören digitale Gästemappen, die individuell für jeden Gast konfiguriert werden können, und eigene Apps, die alle Buchungen und Kommunikationen bündeln. Diese zentralen Tools erleichtern die Verwaltung von Buchungen und Anfragen über verschiedene Plattformen hinweg.
Ein weiterer Aspekt ist die Entwicklung von eigenen Erweiterungen, die spezifische Prozesse optimieren. Unser Team bei Hostflow entwickelt solche Erweiterungen, die Vermieter nutzen können. Ein Beispiel hierfür ist ein Schichtplaner, um das Reinigungspersonal effizient einzuplanen. Dieses Tool scannt Buchungen und plant diese automatisch ein, damit dieser Schritt nicht mehr manuell gemacht werden muss. Dies trägt wesentlich zur Effizienzsteigerung des Reinigungsprozesses bei.
Zukunftsorientiert arbeiten wir an neuen Tools, um die Kommunikation zwischen Vermieter und Gast weiter zu automatisieren. Dazu gehört die Vereinfachung des Check-in-Prozesses durch automatisierte Formulare und Self-Check-in-Anleitungen.
Ich kenne mich ganz gut mit on-page SEO aus und konsumiere viel von Matt Diggity. Übrigens ein klasse Typ und im englischsprachigen Raum ein absoluter SEO Guru. Ich weiß von ihm u.a., dass Google Listicles liebt. Ich finde Listen auch prima und sehr hilfreich.
Könnt ihr spontan einige Prozesse bzw. Arbeitsschritte nennen, die FEWO-Vermieter heutzutage easy automatisieren können und entsprechend sollten? Gerne könnt ihr sie nach Wichtigkeit sortieren. Also eine Art Ranking. 😊
FEWO-Vermieter*innen können heute vielfältige Prozesse und Arbeitsschritte mühelos automatisieren, um sowohl den Gästen als auch sich selbst das Leben zu erleichtern. Ein Schlüsselelement ist der Self-Check-in-Prozess, der nicht nur den Gästen eine flexible Ankunft ermöglicht, sondern auch den Vermietern Zeit spart, indem persönliche Schlüsselübergaben entfallen.
Die Kommunikation mit den Gästen kann durch automatisierte Nachrichten optimiert werden. Eine Begrüßungsnachricht kann alle wichtigen Informationen für die Anreise enthalten, wie Hinweise zur Unterkunft, und sorgt somit für einen reibungslosen Start in den Aufenthalt. Beim Abschied kann eine Abschiedsnachricht den Gästen nicht nur für ihren Aufenthalt danken, sondern auch höflich um eine Bewertung bitten, was zur Verbesserung des Services und der Sichtbarkeit beiträgt.
Eine digitale Gästemappe bietet zudem alle notwendigen Informationen für den Aufenthalt kompakt und übersichtlich an einem zentralen Ort. Die Möglichkeit, die Gepäckdeponierung zu automatisieren, bietet Gästen zusätzliche Flexibilität und Komfort. Auch die Planung des Reinigungspersonals kann durch Automatisierungen, wie den Einsatz unseres eigenen Schichtplaners von Hostflow, effizient und zuverlässig gestaltet werden. Diese Automatisierungen erleichtern nicht nur den Betrieb, sondern erhöhen auch die Zufriedenheit der Gäste
9 Dinge, die du in deiner FEWO-Vermietung automatisieren kannst:
- Self Check-in Prozess
- Automatische Begrüssungsnachricht
- Gästemappe mit allen wichtigen Informationen für den Gast
- Automatische Dankesnachricht nach dem Aufenthalt, um unter anderem positive Bewertungen zu fördern.
- Falls möglich: Gepäckdeponierung für die Gäste selbst durchführen lassen
- Planung von Reinigungspersonal durch Erweiterung mit eigenen Schichtplaner von Hostflow automatisieren.
- Dynamische Preisgestaltung über mehrere Plattformen
- Automatisierte Updates für lokale Ereignisse und Attraktionen
- Automatisiertes Online Check-in, um Gästedaten zu sammeln (Gesetzliche Vorgaben)
In welchen Bereichen der Kurzzeitvermietung kann man durch Automatisierung am meisten Zeit sparen?
Kommunikation ist das Schlüsselwort in der Ferienwohnungs-Branche. Effektive schriftliche Kommunikation zwischen Gast und Vermieter*in ist entscheidend, um im Vorfeld viele potenzielle Fragen zu klären und späteren Aufwand zu reduzieren. Gezielte und wohlüberlegte Nachrichten tragen nicht nur zur Klärung wichtiger Punkte bei, sondern können auch positiv zu den Bewertungen beitragen.
Zu diesen Nachrichten gehören unter anderem eine freundliche Begrüßung, eine informative Nachricht vor dem Aufenthalt mit allen relevanten Details für einen angenehmen Aufenthalt und eine Dankesnachricht nach dem Aufenthalt. Es sind oft die kleinen Aufmerksamkeiten, die bei Gästen in positiver Erinnerung bleiben und den Unterschied ausmachen.
Wie skalierbar sind eure Automatisierungslösungen, insbesondere für Vermieter, die planen, ihr Portfolio zu erweitern?
Unsere Dienstleistungen zur Einrichtung von Automatisierungslösungen sind optimal skalierbar und eignen sich hervorragend für Vermieter*innen, die planen, ihr Portfolio zu erweitern. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die mit den Geschäften der Vermieter*innen mitwachsen.
Unser Fokus liegt darauf, die passendsten Automatisierungstools und -systeme für die spezifischen Bedürfnisse der Vermieter*innen auszuwählen und zu implementieren. Egal, ob es sich um ein kleines oder großes Portfolio handelt, unsere Dienstleistungen passen sich den sich entwickelnden Anforderungen an.
Wir arbeiten mit einer Vielzahl von Plattformen und Tools zusammen, um sicherzustellen, dass die von uns implementierten Lösungen nahtlos in die Geschäftsabläufe der Vermieter*innen integriert werden können. So garantieren wir, dass ihre Investition in die Automatisierung auch bei der Expansion ihres Portfolios kontinuierlichen Wert schafft.
Welchen Rat würdet ihr einem Vermieter geben, der gerade erst beginnt, Automatisierung in sein Geschäft zu integrieren?
Bei Hostflow empfehlen wir Vermietern, die in die Automatisierung einsteigen, sich zunächst auf Schlüsselfragen zu konzentrieren. Überlegen Sie, wie umfangreich Sie Ihre Vermietung automatisieren möchten und auf welchen Buchungsplattformen Sie vertreten sein wollen. Berücksichtigen Sie dabei Ihr Budget, insbesondere für physische Anpassungen wie Self-Check-in-Systeme.
Hostflow unterstützt Sie mit individuellen Lösungen, die zu Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen passen.
Beginnen Sie mit kleinen Schritten und erhöhen Sie schrittweise den Automatisierungsgrad. So können Sie flexibel auf Herausforderungen reagieren und Ihre Ressourcen effektiv nutzen.
Angenommen, die Leserin oder der Leser möchte mehr über euch und Hostflow erfahren, wo findet man Euch?
Mehr über uns und Hostflow zu erfahren ist ganz einfach. Uns kann man auf verschiedenen Plattformen finden. Unsere Website bietet eine Fülle an Informationen über unsere Dienstleistungen und ist der perfekte Startpunkt für Interessierte. Hier besteht auch die Möglichkeit, direkt mit uns in Kontakt zu treten, um spezifische Fragen zu klären oder mehr Details zu erhalten.
Wer den persönlichen Kontakt bevorzugt, kann einen Termin für ein Kennenlerngespräch mit uns vereinbaren. In diesem Gespräch finden wir gemeinsam heraus, wie wir Sie am besten unterstützen können und ob unsere Dienstleistungen den individuellen Bedürfnissen entsprechen.
Zusätzlich sind wir aktiv auf LinkedIn. Auf dieser Plattform geben wir regelmäßig Einblicke in unsere laufenden Projekte und teilen wertvolle Informationen für Ferienwohnungsvermieter*innen. Wir freuen uns über jeden neuen Kontakt in unserem Netzwerk und den Austausch mit Gleichgesinnten.
- Website: www.hostflow.ch
- LinkedIn: @hostflowch
- Instagram: @hostflow.ch
Interview geführt von: Jacek Poplawski, MSc.
Jacek Poplawski, MSc.
Jacek ist ein ehemaliger Booking.com-Mitarbeiter und Gründer von Fewolino. Er ist auf Online-Marketing, Business Development und SEO spezialisiert.
Seit 2019 helfen Agnes und Jacek FEWO-Vermietern, online mehr Sichtbarkeit aufzubauen, Provisionen zu sparen und sich unabhängiger von großen Buchungsportalen zu positionieren.
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