Die besten Channel Manager und PMS für kleine Hotels und Boardinghäuser
Du betreibst ein kleines Hotel, ein Boardinghaus oder Apartmenthotel? Dann kennst du die Herausforderung: Du brauchst ein System, das deine Zimmer verwaltet, Buchungen von verschiedenen Plattformen synchronisiert und dabei nicht zu komplex oder teuer ist.
Viele Vermieter starten mit Smoobu. Das ist auch sinnvoll – für Ferienwohnungen. Aber sobald du mehrere Zimmer in derselben Kategorie hast (zum Beispiel sechs Einzelzimmer oder vier Doppelzimmer), wird es kompliziert. Dann brauchst du ein richtiges Property Management System (PMS).
In diesem Ratgeber zeigen wir dir, welche PMS-Systeme sich für kleine Hotels und Boardinghäuser eignen. Du erfährst, wann sich der Wechsel von Smoobu lohnt und welche Lösung zu deinem Betrieb passt.
mehr als 4.452 Vermieter folgen uns bereits
Was ist ein PMS und warum brauchst du eins?
Ein Property Management System (PMS) ist die zentrale Software für Hotels. Es kombiniert:
- Channel Manager: Synchronisiert Buchungen von Booking.com, Airbnb und anderen Portalen
- Buchungsmaschine (auch booking engine genannt): Ermöglicht Direktbuchungen über deine Website
- Rezeptionssoftware: Verwaltet Check-ins, Check-outs und Gästedaten
- Housekeeping: Plant Zimmerreinigungen und Wartungsarbeiten
Anders als reine Channel Manager sind PMS-Systeme speziell für Hotels entwickelt. Sie können mit Zimmerkategorien arbeiten, nicht nur mit einzelnen Objekten.
Wann stößt Smoobu an seine Grenzen?
Smoobu ist eine solide Lösung für Ferienwohnungen. Aber für Hotels oder wenn du mehrere Einheiten verwaltest (Aparthotel), gibt es bessere Alternativen. Hier sind die typischen Situationen, in denen Smoobu nicht mehr passt:
1. Du hast mehrere Zimmer pro Kategorie
Beispiel: Du hast vier Doppelzimmer. Bei Smoobu musst du jedes als eigenes Objekt anlegen (Doppelzimmer 1, Doppelzimmer 2, etc.). Das bedeutet:
- Jedes Zimmer erscheint separat auf Booking.com
- Du kannst Zimmer nicht flexibel tauschen
- Mehr Aufwand bei Preisänderungen
Ein Hotel-PMS arbeitet mit Kategorien. Du legst einmal “Doppelzimmer Standard” an und ordnest alle vier Zimmer dieser Kategorie zu. Der Gast bucht die Kategorie, du entscheidest später, welches konkrete Zimmer er bekommt.
2. Du brauchst echte Rezeptionsfunktionen
Smoobu hat keine klassischen Hotel-Features wie:
- Check-in/Check-out-Verwaltung vor Ort
- Zimmerwechsel während des Aufenthalts
- Walk-in-Buchungen (Gäste ohne Vorbuchung)
- Detailliertes Housekeeping-Management
3. Du möchtest professionelle Zahlungsabwicklung
Bei Hotels laufen Zahlungen oft anders als bei Ferienwohnungen:
- Virtuelle Kreditkarten von Booking.com automatisch abbuchen
- Anzahlungen und Restzahlungen verwalten
- Vor-Ort-Zahlungen am Terminal erfassen
Hotelsoftware integriert diese Prozesse nahtlos.
4. Self-Check-in reicht nicht mehr
Wenn du wächst und eine Rezeption aufbaust, brauchst du Software, die beide Modelle unterstützt: Self-Check-in für die einen, persönlicher Service für die anderen.
Fazit: Smoobu ist top für 1-5 Ferienwohnungen. Ab 6-10 Zimmereinheiten in Kategorien lohnt sich der Wechsel zu einem Hotel-PMS.
Die 4 besten PMS für kleine Hotels im Vergleich
Wir haben vier Systeme unter die Lupe genommen, die sich speziell für kleine Betriebe eignen. Hier ist die Übersicht:
1. Mews – Die moderne Cloud-Lösung (unser Favorit) 🥇
Für wen geeignet: Kleine bis mittelgroße Hotels (10-50 Zimmer), Boutique-Hotels, moderne Boardinghäuser
Besonderheiten:
- Komplett cloudbasiert, von überall nutzbar
- Sehr moderne, intuitive Benutzeroberfläche
- Starker Fokus auf Self-Check-in und Automatisierung
- Eigene Zahlungsabwicklung integriert (Mews Payments)
- Gute Anbindung an Booking.com, Airbnb, Expedia
Vorteile:
- Einfache Bedienung, auch für technisch unerfahrene Nutzer
- Keine Installation nötig
- Regelmäßige Updates und neue Features
- Gute mobile App
Nachteile:
- Relativ höhere Preise
- Manche Features nur in teureren Paketen
- Kundensupport teilweise nur auf Englisch
Preise: Ab ca. 3-4 € pro Zimmer/Nacht (variiert je nach Paket und Zimmerzahl)
Ideal für: Hotels, die Wert auf moderne Technik legen und bereit sind, etwas mehr zu investieren.
2. Casablanca – Der österreichische Klassiker 🇦🇹
Für wen geeignet: Hotels jeder Größe, besonders im DACH-Raum etabliert
Besonderheiten:
- Seit 1988 am Markt, sehr ausgereift
- Starke Verbreitung in Österreich und Deutschland
- Umfangreiche Hotelfunktionen (Rezeption, Housekeeping, Buchhaltung)
- Sehr gute Channel-Manager-Anbindungen
- Verschiedene Varianten (Casablanca ONE für kleinere Betriebe)
Vorteile:
- Sehr stabiles, bewährtes System
- Deutschsprachiger Support
- Große Feature-Tiefe
- Flexible Anpassungsmöglichkeiten
Nachteile:
- Interface wirkt teilweise etwas älter
- Einarbeitung braucht Zeit
- Höherer Preis bei Vollversion
Preise: Casablanca ONE ab ca. 99 € monatlich (kleinere Betriebe), größere Pakete auf Anfrage
Ideal für: Etablierte kleine Hotels, die ein rundum-sorglos-Paket mit allem Drum und Dran suchen.
3. 3RPMS – Made in Germany 🇩🇪
Für wen geeignet: Kleine Hotels, Pensionen, Gästehäuser (5-30 Zimmer)
Besonderheiten:
- Deutscher Anbieter mit lokalem Support
- Solides Preis-Leistungs-Verhältnis
- Klassische Hotelsoftware mit allen Grundfunktionen
- Channel Manager inklusive
- Auch als On-Premise-Lösung verfügbar
Vorteile:
- Faire Preise für kleine Betriebe
- Persönlicher deutscher Support
- Keine Cloud-Zwang (kann lokal installiert werden)
- Überschaubare Einarbeitungszeit
Nachteile:
- Weniger modern als Mews
- Kleinerer Feature-Umfang als Casablanca
- Mobile App eingeschränkter
Preise: Ab ca. 49-79 € monatlich (abhängig von Zimmerzahl und Modulen)
Ideal für: Budgetbewusste Betreiber kleiner Hotels, die eine solide Basislösung suchen.
Vergleichstabelle: Welches PMS passt zu dir?
Kriterium | Mews | Casablanca | 3RPMS | StayNTouch |
Beste Eignung | Boutique-Hotels, moderne Betriebe | Klassische Hotels aller Größen | Kleine Hotels, Pensionen | Mittelgroße Hotels, international |
Zimmerzahl | 10-50+ | 5-100+ | 5-30 | 20-100+ |
Bedienung | ⭐⭐⭐⭐⭐ Sehr einfach | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ Einfach | ⭐⭐⭐⭐ Einfach |
Preis | Mittel-Hoch | Mittel-Hoch | Niedrig-Mittel | Hoch |
Channel Manager | ✅ Sehr gut | ✅ Sehr gut | ✅ Gut | ✅ Sehr gut |
Buchungsmaschine | ✅ Inklusive | ✅ Inklusive | ✅ Inklusive | ✅ Inklusive |
Self-Check-in | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Mobile App | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Support DE | ⭐⭐⭐ (teilweise EN) | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ (meist EN) |
Einarbeitung | 1-2 Wochen | 2-4 Wochen | 1-2 Wochen | 2-3 Wochen |
Wichtige Features, auf die du achten solltest
Egal für welches System du dich entscheidest: Diese Funktionen sollte dein PMS auf jeden Fall bieten:
1. Zwei-Wege-Synchronisation mit Booking.com & Co.
Dein Channel Manager muss Buchungen und Stornierungen in Echtzeit synchronisieren. Sonst riskierst du Doppelbuchungen.
2. Zimmerkategorien statt Einzelobjekte
Das ist der Hauptunterschied zu Smoobu: Du arbeitest mit Kategorien (z.B. “Standard Doppelzimmer”) und weist später konkrete Zimmernummern zu.
3. Flexible Preissteuerung
Du solltest Preise nach:
- Datum und Saison
- Aufenthaltsdauer (längere Aufenthalte günstiger)
- Last-Minute oder Early-Bird
- Zimmerauslastung (Dynamic Pricing)
anpassen können.
4. Buchungsmaschine für deine Website
Direktbuchungen sind Gold wert – keine Provision an Plattformen! Ein gutes PMS bietet eine eigene Booking Engine, die du auf deiner Website einbindest.
5. Zahlungsabwicklung
Besonders wichtig für Hotels:
- Virtuelle Kreditkarten von Booking.com automatisch belasten
- Anzahlungen und Restzahlungen verwalten
- Integration mit Payment-Terminals
6. Housekeeping-Funktionen
Dein Reinigungsteam sollte sehen können:
- Welche Zimmer heute gereinigt werden müssen
- Welche Zimmer frei, belegt oder blockiert sind
- Wann Check-out und Check-in stattfinden
Schritt-für-Schritt: So wechselst du von Smoobu zu einem anderen Channel Manager / PMS
Der Wechsel klingt kompliziert, ist aber machbar. Hier die wichtigsten Schritte:
1. Testphase nutzen
Alle vorgestellten Systeme bieten Demos oder Testphasen an. Nutze diese, um die Software auszuprobieren.
2. Parallelbetrieb planen
Führe das neue System zunächst parallel zu Smoobu ein. So vermeidest du Buchungsausfälle während der Umstellung.
3. Buchungskanäle umleiten
Trenne Smoobu von Booking.com & Co. und verbinde stattdessen dein neues PMS. Die meisten Anbieter helfen dir dabei.
4. Bestehende Buchungen übertragen
Trage alle laufenden Buchungen manuell oder per Import ins neue System ein.
5. Team schulen
Plane 1-2 Wochen für die Einarbeitung deines Teams ein.
Tipp: Viele PMS-Anbieter bieten Onboarding-Support an. Nutze das!
Fazit: Welches PMS ist das richtige für dich?
Die Antwort hängt von deiner Situation ab:
Wähle Mews, wenn du:
- Ein modernes Boutique-Hotel betreibst
- Wert auf einfache Bedienung legst
- Self-Check-in anbieten möchtest
- Bereit bist, für Qualität zu zahlen
Wähle Casablanca, wenn du:
- Ein klassisches Hotel führst
- Alle Funktionen aus einer Hand willst
- Langfristig mit dem System arbeiten möchtest
- Deutschsprachigen Support schätzt
Wähle 3RPMS, wenn du:
- Ein kleines Hotel oder eine Pension hast
- Budget-bewusst bist
- Eine solide Basis-Lösung suchst
- Deutschen Support brauchst
Wähle StayNTouch, wenn du:
- Ein mittelgroßes Hotel betreibst
- Internationale Gäste hast
- Starke mobile Funktionen brauchst
- In die Premium-Klasse investieren kannst
Bleib bei Smoobu, wenn du:
- Nur 1-5 Ferienwohnungen hast
- Keine Zimmerkategorien brauchst
- Hauptsächlich mit Langzeitgästen arbeitest
- Mit dem System zufrieden bist
Der Wechsel von Smoobu zu einem Hotel-PMS ist ein wichtiger Schritt in der Professionalisierung deines Betriebs. Er lohnt sich ab dem Moment, wo Smoobu mehr Arbeit macht als es spart.
Nutze die Demos der Anbieter, teste ausgiebig und wähle das System, das am besten zu deinem Arbeitsablauf passt. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken!
Wenn du nicht mehr allein herumprobieren willst, dann komm in die FEWO-Marketing Akademie. Jede Woche Live-Calls mit klaren Antworten von Gastgebern für Gastgeber. Rund um Booking.com, Preise, Automation, Marketing. Komm rein, stell deine konkrete Frage.
Jacek Poplawski, M.Sc.
Jacek ist ein ehemaliger Booking.com Account Manager (New partnerships) und Gründer von Fewolino. Er ist auf Online-Marketing im Kontext der Kurzzeitvermietung, Business Development und SEO spezialisiert.
Seit 2019 helfen Agnes & Jacek FEWO-Vermietern, online mehr Sichtbarkeit zu erzielen, eine starke Marke aufzubauen und sich unabhängiger von großen Buchungsportalen zu positionieren.
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Hast du noch Fragen?
FAQ – Häufige Fragen zu Direktbuchungen
Kann ich mein PMS auch für Ferienwohnungen nutzen?
Ja, alle vorgestellten Systeme können auch Ferienwohnungen verwalten. Allerdings sind sie primär für Hotels optimiert. Wenn du nur Ferienwohnungen hast, ist Smoobu oder Lodgify oft die bessere Wahl.
Wie viel kostet ein Hotel-PMS?
Die Kosten variieren stark:
- Budget-Lösung: 49-79 € monatlich (3RPMS)
- Mittelklasse: 99-200 € monatlich (Casablanca)
- Premium: 3-5 € pro Zimmer/Nacht (Mews, StayNTouch)
Für ein 15-Zimmer-Hotel mit 70% Auslastung rechnest du bei Premium-Anbietern mit ca. 1.500-2.000 € monatlich.
Brauche ich trotz PMS noch einen separaten Channel Manager?
Nein, alle vorgestellten PMS-Systeme haben einen Channel Manager integriert. Du brauchst keine zusätzliche Software wie Smoobu mehr.
Funktioniert ein PMS auch ohne Rezeption (nur Self-Check-in)?
Ja, besonders Mews und StayNTouch sind für Self-Check-in-Konzepte optimiert. Du kannst komplett ohne Rezeption arbeiten.
Wie lange dauert die Einrichtung?
- Basis-Setup: 1-3 Tage
- Vollständige Einrichtung mit allen Channels: 1-2 Wochen
- Team-Schulung: 1-2 Wochen
Rechne insgesamt mit 3-4 Wochen bis zur vollständigen Umstellung.
Was passiert bei einem Systemausfall?
Alle Cloud-Systeme (Mews, Casablanca Cloud, StayNTouch) laufen auf professionellen Servern mit hoher Verfügbarkeit (99,9%). Bei 3RPMS kannst du auch eine lokale Installation wählen, die unabhängig vom Internet funktioniert.
Kann ich die Systeme erst testen?
Ja, alle Anbieter bieten Demos oder Testversionen an:
- Mews: Demo auf Anfrage
- Casablanca: Teststellung möglich
- 3RPMS: Demo auf Anfrage
- StayNTouch: Demo auf Anfrage
Wie gut ist die Anbindung von PMS an Booking.com und Airbnb?
Alle vier Systeme sind zertifizierte Partner von Booking.com mit Zwei-Wege-Synchronisation. Auch Airbnb, Expedia und andere große Kanäle sind integriert.
Brauche ich technische Vorkenntnisse?
Nein, die Systeme sind für Hoteliers entwickelt, nicht für IT-Experten. Mews und 3RPMS sind besonders einsteigerfreundlich. Bei Casablanca brauchst du etwas mehr Einarbeitung wegen des großen Feature-Umfangs.
Was ist mit der DSGVO beim PMS-Systemen?
Alle vorgestellten Systeme sind DSGVO-konform. Casablanca und 3RPMS als deutsche/österreichische Anbieter haben hier einen Heimvorteil. Auch Mews bietet DSGVO-konforme Datenhaltung in der EU an.
